Op een zorgboerderij gebeurt iedere dag veel. Deelnemers zijn actief tussen de dieren, werken in het groen, helpen in de winkel of voeren andere werkzaamheden uit. In zo'n omgeving kunnen onverwachte situaties ontstaan. Een deelnemer kan struikelen, zich snijden aan gereedschap of net op tijd worden tegengehouden voordat er iets ernstigs gebeurt. Dat hoort bij de praktijk. De vraag is niet of er ooit iets gebeurt, maar wat je vervolgens met die ervaring doet.
Soms bestaat het beeld dat het registreren van incidenten vooral een eis is van een keurmerk of een certificering. Dat is een misverstand. Het vastleggen van incidenten is een wettelijke verplichting vanuit de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Iedere zorgaanbieder moet een systeem hebben waarin incidenten worden gemeld en besproken. Het doel daarvan is niet om fouten af te rekenen, maar om te onderzoeken wat er is gebeurd en hoe vergelijkbare situaties in de toekomst kunnen worden voorkomen. De werkwijze hoort beschreven te zijn in de interne procedures en persoonsgegevens moeten daarbij worden beschermd.
Het registreren van een incident is pas waardevol wanneer er ook wordt gekeken naar de oorzaak. Alleen registreren is niet voldoende. Door stil te staan bij wat er is gebeurd, welke omstandigheden een rol speelden en welke maatregelen zijn genomen, ontstaat inzicht. Soms blijkt dat een kleine aanpassing in de begeleiding voldoende is. In een andere situatie is het verstandig om een werkwijze aan te passen, extra instructie te geven of afspraken tijdens de intake te herzien. Op die manier dragen meldingen bij aan het verbeteren van de kwaliteit van zorg.
Ook kleine voorvallen
Daarbij is het belangrijk om ook de kleinere voorvallen serieus te nemen. Een schaafwond, een bijna-val of een deelnemer die onverwacht een machine benadert, lijken misschien onbeduidend. Toch kunnen juist deze situaties laten zien dat ergens een risico aanwezig is. Wanneer vergelijkbare meldingen vaker terugkomen, ontstaat een patroon waarop de zorgboerderij kan inspelen, voordat zich een ernstig ongeval voordoet.
Op zorgboerderijen wordt bewust gezocht naar een goede balans tussen veiligheid en ruimte voor ontwikkeling. Soms kiest een deelnemer ervoor om over een ongelijk pad te lopen, omdat dit past bij zijn zelfstandigheid of bij de doelen uit het begeleidingsplan. Dat betekent niet dat ieder risico moet worden uitgesloten. Wel vraagt het om een bewuste afweging en om het evalueren van die keuze wanneer er toch iets gebeurt.
Wanneer er een jaar lang geen enkele registratie is gedaan, is het verstandig om daar kritisch naar te kijken. Zijn er werkelijk geen onverwachte situaties geweest, of worden bepaalde voorvallen inmiddels als normaal beschouwd en daardoor niet meer geregistreerd? Een zorgboerderij die open is over incidenten, laat zien dat zij bereid is om kritisch naar het eigen handelen te kijken.
Het registreren van incidenten is daarom veel meer dan het voldoen aan een wettelijke verplichting of een norm uit een kwaliteitssysteem. Het is een manier om ervaringen om te zetten in verbeteringen, zodat deelnemers iedere dag kunnen rekenen op goede zorg.